ENFIM, COMO A GESTÃO E A ADMINISTRAÇÃO CONTRATUAL ATUAM EM CONJUNTO?

A gestão e a administração de contratos são áreas cruciais para o sucesso de qualquer organização, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. A gestão contratual define a estratégia e as diretrizes para o ciclo de vida do contrato, desde a sua elaboração até a sua extinção. Já a administração contratual foca na operacionalização do contrato, garantindo o  cumprimento das obrigações pelas partes e a consecução dos objetivos traçados.

Atuação Conjunta:

A sinergia entre a gestão e a administração contratual é fundamental para alcançar os melhores resultados. A gestão define o “o que” e o “porquê”, enquanto a administração define o “como”. Essa complementaridade garante:

• Planejamento estratégico: A gestão define os objetivos do contrato e as estratégias para alcançá-los, considerando os riscos e oportunidades. A administração elabora o plano de ação detalhado para operacionalizar essas estratégias.
• Execução eficiente: A gestão acompanha o cumprimento das obrigações e monitora os indicadores de desempenho. A administração realiza as atividades rotineiras, como acompanhamento de prazos, pagamentos, documentos e comunicação com as partes.
• Controle eficaz: A gestão avalia os resultados do contrato e identifica oportunidades de melhoria. A administração fornece dados e informações para a avaliação, além de implementar medidas corretivas quando necessário.
• Resolução de conflitos: A gestão define as políticas para resolução de conflitos. A administração aplica essas políticas na resolução de problemas que possam surgir durante a execução do contrato, buscando soluções justas e que preservem o relacionamento entre as partes.

Benefícios da Integração:

A integração da gestão e da administração contratual gera diversos benefícios para a organização:

• Eficiência: Otimização dos processos, redução de custos e aumento da produtividade.
• Eficácia: Maior cumprimento das obrigações contratuais, prazos e metas.
• Transparência: Comunicação clara e transparente entre as partes, reduzindo o risco de conflitos.
• Redução de riscos: Identificação, mitigação e monitoramento dos riscos do contrato.
• Melhoria do relacionamento: Construção de um relacionamento de confiança e colaboração entre as partes.
• Maior compliance: Maior aderência às leis, normas e regulamentações.
• Melhor governança corporativa: Maior controle e accountability sobre os contratos.

Ferramentas e Recursos:

• Sistema de gestão de contratos: Automatiza tarefas, centraliza informações e facilita o acompanhamento dos contratos.
• Capacitação profissional: Treinamento para os profissionais envolvidos na gestão e administração de contratos.
• Modelos de documentos: Contratos, termos de referência, editais de licitação, etc.
• Boas práticas: Benchmarking com outras organizações e adoção de boas práticas de gestão e administração de contratos.

Exemplos práticos (resumidos):

• Compra de insumos: A gestão define a estratégia de compra, os critérios de seleção do fornecedor e os indicadores de desempenho do contrato. A administração elabora o edital de licitação, negocia com os fornecedores, acompanha a entrega dos insumos e realiza os pagamentos.
• Prestação de serviços: A gestão define o escopo do serviço, os critérios de seleção da prestadora e os indicadores de desempenho do contrato. A administração elabora o contrato, acompanha a execução do serviço e monitora a qualidade dos serviços prestados.
• Parcerias estratégicas: A gestão define os objetivos da parceria, os critérios de seleção do parceiro e os indicadores de desempenho do contrato. A administração elabora o contrato, acompanha a execução da parceria e monitora os resultados da colaboração.

Exemplo prático (mais detalhado):

Em um contrato de compra e venda de um imóvel, a gestão contratual definiria a estratégia de negociação, os critérios para seleção do imóvel e os indicadores de desempenho do contrato. A administração contratual, por sua vez, seria responsável por:

• Elaboração da minuta do contrato: definição das cláusulas contratuais, incluindo direitos e obrigações das partes, prazos, valores, forma de pagamento, penalidades, etc.
• Análise da documentação do imóvel: verificação da regularidade da documentação do imóvel.
• Negociação do contrato: condução da negociação com o vendedor para garantir um contrato equilibrado e vantajoso para o comprador.
• Formalização do contrato: assinatura do contrato pelas partes.
• Acompanhamento do cumprimento das obrigações: verificação se o vendedor está cumprindo suas obrigações de acordo com os termos do contrato, como entrega do imóvel livre de ônus e gravames.
• Gestão de pagamentos: realização dos pagamentos de acordo com os termos do contrato.
• Gestão de documentos: guarda e organização de documentos relacionados ao contrato.

A gestão e a administração de contratos, quando atuam em conjunto de forma integrada e estratégica, garantem o sucesso dos contratos e contribuem para o alcance dos objetivos da organização. Investir nessas áreas é essencial para aumentar a eficiência, a eficácia, a transparência e a segurança jurídica dos contratos, além de fortalecer o relacionamento com as partes envolvidas.

Recomendações:

• Implementar um sistema de gestão de contratos.
• Capacitar os profissionais envolvidos na gestão e administração de contratos.
• Criar uma cultura de compliance na organização.
• Buscar certificações em gestão de contratos.
• Benchmarking com outras organizações.
• Manter-se atualizado sobre as melhores práticas de gestão e administração de contratos