COMO ELABORAR UM REGISTRO DE DESVIOS EM CONTRATOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL OU DE MONTAGEM ELETROMECÂNICA

COMO ELABORAR UM REGISTRO DE DESVIOS EM CONTRATOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL OU DE MONTAGEM ELETROMECÂNICA  

A gestão de desvios em contratos de construção civil e de montagem eletromecânica é fundamental para o sucesso do projeto, a mitigação de riscos, o controle de custos e a resolução de conflitos. Um registro de desvio bem elaborado documenta de forma clara, precisa e completa as alterações que ocorrem durante a execução do contrato, facilitando a análise, a comunicação entre as partes e a tomada de decisões adequadas.  
A minha intenção com a elaboração deste artigo é auxiliar profissionais que trabalham com Administração Contratual e, especialmente, na atividade de elaboração de registros dos desvios em seus contratos. Espero que ajude!  
Para isso serão abordados os seguintes tópicos: 

• Definição detalhada de desvio: O que é considerado um desvio em um contrato de construção civil ou de montagem eletromecânica?
• Importância do registro de desvios: Quais são os benefícios de se registrar os desvios de forma adequada? 
• Etapas detalhadas para a elaboração do registro de desvios: Como elaborar um registro de desvios de forma completa, precisa e eficaz? 
• Elementos essenciais do registro de desvios: Quais informações devem ser incluídas no registro de desvios para garantir sua abrangência e confiabilidade? 
• Exemplos práticos de registro de desvios: Como preencher o registro de desvios em diferentes situações, com ilustrações e explicações detalhadas? 
• Considerações adicionais: Aprofundando o conhecimento sobre o registro de desvios, com dicas e práticas recomendadas para sua utilização eficiente. 
• Referências bibliográficas: Quais são as principais referências sobre o tema, incluindo livros, normas técnicas e legislação? 
• Conclusão: Reflexões sobre a importância do registro de desvios na gestão de projetos de construção civil e de montagem eletromecânica. 

1. Definição Detalhada de Desvio 

Um desvio, no contexto de contratos de construção civil e de montagem eletromecânica, é qualquer alteração que modifica as características, prazos, custos ou condições previstas no contrato original. Essa alteração pode ser decorrente de diversos fatores, como: 

• Alteração no escopo do projeto: Inclusão ou exclusão de serviços, modificação de especificações técnicas, mudanças no projeto arquitetônico, etc. 
• Condições imprevistas: Encontro de solo rochoso durante a escavação, presença de solo mole, descoberta de materiais arqueológicos, etc. 
• Erros de projeto: Falhas na concepção do projeto que exigem correções na execução, erros de dimensionamento, falhas na especificação de materiais, etc. 
• Atrasos na entrega de materiais: Intempéries, greves, problemas de logística, atrasos na liberação de licenças, etc.
• Problemas de qualidade: Defeitos nos materiais ou na mão de obra que exigem reparos ou refazimento, falhas na instalação de equipamentos, etc. 
• Fatores externos: Alteração na legislação, mudanças nas normas técnicas, decisões judiciais, etc. 

2. Importância do Registro de Desvios 

O registro de desvios é uma ferramenta essencial para a gestão de contratos de construção civil e de montagem eletromecânica. Ele permite:

• Documentar as alterações ocorridas no contrato: Isso facilita a análise das causas dos desvios, a identificação de responsabilidades, a verificação do impacto no projeto e a tomada de decisões adequadas para minimizar os impactos negativos. 
• Comunicar as alterações às partes envolvidas: O registro de desvios garante que todos os envolvidos no projeto estejam cientes das mudanças e possam tomar as medidas cabíveis, evitando problemas de comunicação e conflitos entre as partes. 
• Negociar e formalizar acordos entre as partes: O registro de desvios serve como base para a negociação de aditivos contratuais, ajustes no cronograma e no orçamento, acordos de compensação e outras medidas para resolver as pendências geradas pelos desvios. 
• Prevenir e resolver conflitos: A documentação clara e precisa dos desvios pode ajudar a prevenir a ocorrência de conflitos entre as partes ou a resolvê-los de forma mais rápida e eficiente, evitando litígios e custos adicionais. 
• Controlar os custos do projeto: O registro de desvios permite acompanhar os custos adicionais gerados pelas alterações no contrato e tomar medidas para minimizar os impactos no orçamento do projeto, garantindo a viabilidade econômica da obra. 
• Aprimorar a gestão de futuros projetos: A análise dos desvios em projetos anteriores pode fornecer informações valiosas para a gestão de possíveis novos projetos com este cliente ou com escopo semelhante (Lições Aprendidas)

3. Etapas Detalhadas para a Elaboração do Registro de Desvios 

A elaboração do registro de desvios deve ser realizada de forma sistemática, organizada e completa, seguindo as seguintes etapas:

3.1 Identificação do Desvio 

• Inspeções no local da obra: Visitas regulares aos locais das obras para verificar o andamento dos trabalhos e identificar qualquer alteração em relação ao projeto original. 
• Análise de documentos: Revisão de documentos contratuais, desenhos técnicos, cronogramas, orçamentos, relatórios de inspeção, etc., para identificar inconsistências ou divergências. 
• Monitoramento do cronograma e do orçamento: Acompanhamento do andamento do projeto em relação ao cronograma e ao orçamento previstos, identificando atrasos, estouros de custos ou alterações nas quantidades de materiais, alocação de recursos diretos e indiretos. 
• Reuniões com as partes envolvidas: Realização de reuniões periódicas com o contratante, a contratada, projetistas, subcontratadas e demais partes envolvidas para discutir o andamento do projeto e identificar possíveis desvios. 
• Comunicação de desvios: Incentivar a comunicação aberta entre as partes sobre a identificação de desvios, para que sejam registrados e tratados de forma tempestiva. 

3.2 Descrição Detalhada do Desvio 

Uma vez identificado o desvio, é necessário descrevê-lo de forma clara, precisa e completa. A descrição deve incluir os seguintes elementos: 

• Natureza do desvio: O que foi alterado no contrato? Qual o tipo de desvio (alteração no escopo, condição imprevista, erro de projeto, etc.)? 
• Localização do desvio: Onde o desvio ocorreu? Qual o componente, sistema ou área da obra afetada pelo desvio? 
• Causa do desvio: Qual foi a causa do desvio? Qual o fator que originou a alteração em relação ao projeto original? 
• Impacto do desvio: Quais foram os impactos do desvio no projeto? Afeta o cronograma, o orçamento, a qualidade da obra, a segurança dos trabalhadores, etc.? 
• Medidas tomadas: Quais medidas foram tomadas até o momento para lidar com o desvio? Correções realizadas, soluções alternativas implementadas, notificações emitidas, etc.? 

3.3 Quantificação do Desvio (quando possível) 

Se possível, o desvio deve ser quantificado. Isso pode ser feito em termos de: 

• Tempo: Aumento ou diminuição do prazo de execução do projeto ou de uma atividade específica. Para paralisações é importante destacar o tempo total. 
• Custo: Aumento ou diminuição do orçamento do projeto ou de um item específico, ou mesmo valores unitários dos itens. 
• Recursos: Aumento ou diminuição da necessidade de recursos humanos, materiais ou equipamentos. 
• Qualidade: Impacto na qualidade da obra, como retrabalho, defeitos, necessidade de testes adicionais, etc. 

3.4 Identificação da Responsabilidade 

É importante identificar a parte contratual responsável pelo desvio. Isso pode ser feito com base na análise das causas do desvio, nas cláusulas contratuais e nas responsabilidades definidas no contrato. 

• Contratante: Responsável por alterações no escopo do projeto, escolha inadequada do projetista, fornecimento de informações incorretas, etc. 
• Contratada: Responsável por erros de execução, falhas na mão de obra, atrasos na entrega de materiais, etc. 
• Projetista: Responsável por erros de projeto, falhas no dimensionamento, especificações incorretas, etc. 
• Subcontratada: Responsável por falhas na execução de serviços subcontratados, atrasos na entrega de materiais, etc. 

3.5 Proposição de Medidas Corretivas 

O registro de desvios deve incluir a proposição de medidas corretivas para solucionar o problema e minimizar os impactos negativos no projeto. As medidas propostas devem ser: 

• Viáveis: Tecnicamente viáveis de serem implementadas e compatíveis com as restrições do projeto. 
• Eficazes: Capazes de resolver o problema de forma eficaz e prevenir sua recorrência. 
• Oportunas: Implementadas dentro de um prazo razoável, evitando atrasos adicionais no projeto. 
• Econômicas: Com um custo compatível com os recursos disponíveis e os benefícios esperados da solução. 

3.6 Definição do Prazo para Implementação das Medidas 

Para cada medida corretiva deve-se evidenciar o prazo para sua implementação. A depender da complexidade da medida pode-se criar um cronograma. Importante ter em mente que este prazo deve ser refletido no cronograma geral do projeto.

3.7 Obtenção de Aprovações 

O registro de desvios deve ser submetido à aprovação das partes envolvidas, como contratante, contratada, projetista, subcontratadas e demais partes que possam ser afetadas pelo desvio. As aprovações devem ser documentadas no registro, com assinaturas e data das partes. 

3.8 Anexação de Documentos 

O registro de desvios pode ser acompanhado de anexos que comprovem as informações contidas no registro, como fotos, documentos técnicos, orçamentos, relatórios de inspeção, etc. Os anexos devem ser identificados e descritos no registro. 

3.9 Arquivamento e Controle 

O registro de desvios deve ser arquivado em local seguro e de fácil acesso, para consulta posterior. É importante manter um controle dos registros de desvios, incluindo data de identificação, descrição do desvio, medidas tomadas, status das medidas, etc.

4. Exemplos Práticos de Registro de Desvios 

A seguir, apresento alguns exemplos práticos (simplificados) de como preencher o registro de desvios em diferentes situações, com ilustrações e explicações detalhadas: 

Exemplo 1: Alteração no Escopo do Projeto 
Situação: A contratante solicita a inclusão de uma nova parede de alvenaria no pavimento térreo, que não estava prevista no projeto original. 
Data de identificação do desvio – 18/04/2024 
Referências contratuais – Cláusula 2.1 do contrato, que define o escopo do projeto. 
Impacto no cronograma – Aumento de 2 dias no prazo de execução da obra. 
Impacto no orçamento – Aumento de R$ 5.000,00 no orçamento da obra. 
Responsabilidade – Contratante. 
Medidas propostas – Execução da nova parede de alvenaria. 
Prazo para implementação das medidas – 5 dias úteis. 
Anexos – Desenho técnico da nova parede de alvenaria, orçamento detalhado da nova parede. 
Aprovações – Criar campos para assinatura da Contratante e da Contratada.

Exemplo 2: Condições Imprevistas 
Situação: Durante a escavação das fundações, é encontrado solo rochoso, o que não estava previsto no projeto original. 
Data de Identificação do desvio – 15/04/2024 
Referências contratuais – Cláusula 3.2 do contrato, que define as condições do solo. 
Impacto no cronograma – Aumento de 1 semana no prazo de execução da obra. 
Impacto no orçamento – Aumento de R$ 10.000,00 no orçamento da obra. 
Responsabilidade – N/A (condição imprevisível). 
Medidas propostas – Adaptação do projeto de fundações para acomodar o solo rochoso. 
Prazo para implementação das medidas – 10 dias úteis. 
Anexos – Relatório de inspeção do solo, projeto de fundações adaptado. 
Aprovações – Criar campos para assinatura da Contratante e da Contratada.

Exemplo 3: Atrasos na Entrega de Materiais 
Situação: Há um atraso na entrega de materiais importados, o que impacta a execução da obra. 
Data de Identificação do desvio – 10/04/2024 
Referências contratuais – Cláusula 5.2 do contrato, que define as responsabilidades em caso de atrasos na entrega de materiais. 
Impacto no cronograma – Aumento de 3 dias no prazo de execução da obra. 
Impacto no orçamento – Aumento de R$ 2.000,00 no orçamento da obra (custos com mão de obra ociosa). 
Responsabilidade – Fornecedor dos materiais importados. 
Medidas propostas – Negociação com o fornecedor para a entrega imediata dos materiais ou busca de fornecedores alternativos. 
Prazo para implementação das medidas – 2 dias úteis. 
Anexos – Cópia do contrato de compra dos materiais, comunicação do fornecedor sobre o atraso. 
Aprovações – Criar campos para assinatura da Contratante e da Contratada.

5. Considerações Adicionais

• Anexos: O registro de desvios pode ser acompanhado de anexos, como fotos, documentos, orçamentos, etc., que comprovem as informações contidas no registro. 
• Arquivamento: O registro de desvios deve ser arquivado em local seguro e de fácil acesso, para consulta posterior. 
• Comunicação: O registro de desvios deve ser comunicado a todas as partes envolvidas no projeto, incluindo contratante, contratada, projetistas, subcontratadas, etc. 
• Resolução de conflitos: O registro de desvios pode ser utilizado como base para a resolução de conflitos entre as partes. 
• Melhoria contínua: A análise dos registros de desvios de projetos anteriores pode fornecer informações valiosas para a melhoria contínua dos processos de gestão de projetos.

6. Conclusão

O registro de desvios é uma ferramenta essencial para a gestão de contratos de construção civil e de montagem eletromecânica. Ao seguir as etapas e utilizar as ferramentas adequadas, é possível elaborar um registro de desvios completo, preciso e confiável, que facilitará a comunicação entre as partes, a resolução de conflitos e a melhoria contínua dos processos de gestão de projetos. 

Observações:

• Este artigo é apenas um guia básico para a elaboração de um registro de desvios. Para mais informações, consulte a legislação pertinente e as normas técnicas da ABNT. 
• É importante que o registro de desvios seja adaptado às necessidades específicas de cada projeto.

9. Referências Bibliográficas

• ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NB-16.600:2018 – Gerenciamento de Projetos – Vocabulário. Rio de Janeiro: ABNT, 2018. 
• BRASIL. Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993. Dispõe sobre licitações e contratos administrativos e dá outras providências. Brasília: Diário Oficial da União, 1993. 
• GARCIA, Flavio. Gerenciamento de Projetos: Conceitos, Ferramentas e Técnicas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2018. 
• PMI. PMBOK Guide – Sixth Edition. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017. 
• SILVA, Paulo Sérgio de Oliveira. Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, 2018.